怎么写正式的邮件？

怎么写正式的邮件？

怎么写电子邮件，现在被很多职场人忽略了。因为现在线上沟通太方便了，微信、QQ、公司OA，任何一个媒介都比电子邮件来得快。

但你们注意到没有，虽说微信、QQ、公司OA沟通很方便，但是一遇到正式的事，就要写电子邮件。

写邮件并非是职场人的专利，例如大学生给论文导师写邮件、给公司发实习申请、发求职简历、发活动报名表，职场人给客户发方案、给老板发工作总结、给海外酒店询问函，都需要用到邮件。

但日常如果不重视写邮件的“套路”，那么你到正经场合就会掉链子，比如，附件忘记加了、附件出错、没有标题以及对方看了半天不知道你要说什么的尴尬事件发生。

首先，一封好的邮件肯定符合这3个条件：意图明了、逻辑清晰、版式干净。

意图明了

指的就是让邮件接收人，一打开自己的邮箱，在还未点进去细看之前就知道你的这封邮件是要干嘛的。所以，你要特别注意你邮箱的名称和标题。

邮箱名称有时是自动抓取的，例如QQ邮箱的名称，就是你的QQ名字。在这里，请默默祈祷，你没用QQ邮箱发过任何重要邮件。如果有，请你再次默默祈祷，你的QQ名字不是非主流没有怪异的标点符号和庸俗污秽的字眼，如果有，那别祈祷了，祈祷也不管用了。

所以，我一般不建议用QQ邮箱发重要邮件，可以另外申请一个邮箱，邮箱地址就以“名字+数字”或“名字+职业”的形式来起。

例如，我是林小白，生日4月5日，就可以把邮箱名定为“lxb0405@163.com”，最好邮箱地址没有连接线和下划线，因为有的人非常容易打错。

然后就是邮箱的显示名称了，请把显示名称设置为你的本名。正如前面提到的，一般需要我们发邮件的时候，都是比较正式的时候，既然正式，那么你一般都会用本名吧，所以把邮箱显示名称设置为本名最为稳妥。

截了一张我邮箱的收件箱，有的人显示名标题一看就知道是干嘛的

而邮箱的标题请你一定要填，如果不填，系统用自动以附件的名字命名，如果没有附件，那么邮箱名就是空白。试想想，你收到了一位陌生名字的人给你发的空白标题的邮件，你会选择点进去吗？你可能会想是不是病毒，然后删掉了。

标题请用20个字以内概括。我个人写邮件有个习惯，如果对方没有对邮件标题有一定的要求，那么我一般是采取“【类别】+姓名+关键字”的形式。

例如，【应聘】林小白董事长秘书，【投稿】林小白《别让你的本事跟不上你的年龄和欲望》，【旅行志愿者报名】林小白行走5国16省……

这样对方就能一目了然知道你为什么写了这封邮件，你是谁，你的主要内容是什么。

逻辑清晰

如果你的邮件有附件，那么在正文部分只要用寥寥数语简单带过，说明主要内容见附件就可以了。

但如果你的邮件没有附件，那么你务必注意正文的书写。这时，建议采用“三段式”书写。

“三段式”并不是指你的邮件正文只能分三个自然段，而是你要表达的内容需要分成三段，也就是简单表明来信原因、内容主体、表达感谢或盼回复这三大段。

首先，要简单表明你写这封邮件的来意，用一两句话说清楚就可以了。唯一需要注意的事，开头要写“您好”。

接着，内容主体就是无附件邮件的重要部分，这个部分需要逻辑清晰地把是事情说清楚。如果要写的内容比较多，请做到每段只讲一件事。

最后，写下感谢语或盼回复之类的字眼，再留下落款和日期就可以了。

版式干净

首先，邮件正文不要用任何背景图，不要加任何背景音乐，也尽量少用不同的颜色、大小、字体进行排版。

正文部分，至多用两种字体、两种颜色。在排版的时候，如果有重点内容需要突出强调，请用加粗不要用斜体。同时注意分段，不要把文字都堆在一起，一段文字不要超过10行。

然后还需要注意每个段落要首行缩进两个字符。现如今很多资讯在手机呈现的时候，是每段首行不缩进的，所以有的人受现在手机阅读资讯的影响，会把这种习惯带到了写邮件中。所以特别点出来，大家要注意咯。

最后有个特别关键的，要养成正确的发邮件流程。即插入附件——复查附件——撰写正文——拟写标题——填上收件人，这样就能避免附件忘记插入、标题忘记写的情况。

但很多人是习惯按照写邮件页面从上到下填，这样就很容易遗忘某个环节，因为一旦你把收件人填上了，即便你发的是一封什么都没有的邮件，也能顺利发出去。而把填写收件人放在最后一步，就能完全避免这个情况的发生。

此外，复查附件非常重要。因为有可能你的桌面上有两个文件名极其相似的文档，你传的是另外一个，而没有复查，对方收到后打开真的会一脸懵。不要问我为什么知道，因为我这个写邮件“老司机”，前两天竟然犯了这个错。

别忽视每个能为你加分的细节，当你发了一封“意图明了、逻辑清晰、版式干净”的邮件抵达对方的邮箱，而对方看到一屏幕都是些见了鬼的邮箱名称和邮件标题的时候，你的邮件就是一股清流，他会选择先打开你的邮箱，然后留意下这么懂得“邮件社交礼仪”的家伙是谁。

专注个人成长 微信公众号：林小白向上管理（ID:living4ever ）